Kaip teisingai parašyti ataskaitą per 10 žingsnių
Mūsų dieną, tiek darbo vietoje, tiek už jos ribų, Nenuostabu, kad kartais mes turime parengti ataskaitą, kad galėtume atsiskaityti už bet kokią situaciją ar problemą .
Nesvarbu, ar pateikti skundą, pateikti užklausą, ar paprasčiausiai dokumentuoti konkrečią situaciją, tai bus dokumento tipas, kurį mes paprastai parašysime. Tačiau kai kuriems žmonėms sudėtinga pateikti ataskaitą. Štai kodėl šiame straipsnyje mes pateikiame jums keletą žingsnių, kaip parašyti ataskaitą bendrame lygmenyje.
Kas yra ataskaita?
Ataskaita yra prozoje parašytas dokumento tipas, kuris atliekamas tam, kad asmuo, kuris tai darytų, kažką apie situaciją ar temą praneštų kitiems žmonėms. Paprastai jie dažniausiai yra nukreipiami į aukštesnius atvejus (pavyzdžiui, miesto tarybai ar viršininkui) , nors jūs taip pat galite rasti ataskaitų, skirtų tam, kad kažką praneštumėte profesionalui, kuris skiriasi nuo mūsų, kad galėtumėte dirbti su tais pačiais duomenimis ir kontrasto arba juos išplėsti.
Yra daug įvairių tipų ataskaitų, kurios gali būti skirtingos paskirties ir diferencijuotos struktūros. Tačiau šiame straipsnyje siūloma parengti ataskaitą, kurioje būtų atsižvelgta į bet kurios iš jų bendrą struktūrą.
Žingsniai ataskaitos parengimui
Rengdami ataskaitą turime nepamiršti, kad pirmiausia turėsime apsvarstyti, kaip, kada ir kodėl mes ketiname tai padaryti , Vėliau ataskaita bus parašyta atsižvelgiant į padėtį, į kurią bus atsižvelgta, ir į ankstesnius svarstymus.
Toliau pateikiama keletas naudingų veiksmų, kad būtų galima tinkamai parašyti ataskaitą.
1. Kokio tikslo mes turime?
Prieš pradėdami rašyti, turime apsvarstyti tai, ką mes norime pasiekti mūsų ataskaitoje. Ar mes ketiname prašyti problemos sprendimo arba tiesiog saugoti duomenis, kad galėtume juos vėliau naudoti? Ar mes norime atspindėti mokslinį tyrimą ar pateikti skundą? Turime atsižvelgti į tai, kad pasirinktumėte ataskaitos tipą, kuris labiausiai tinka pagal bylą.
2. Atminkite, kokio tipo tekstą ketinate naudoti
Ne visos ataskaitos yra vienodos, kiekviena iš jų turi savo išskirtines savybes. Pavyzdžiui, aiškinamasis pranešimas atspindės duomenis, nesusijęs su jais, nesant galimybės daryti išvadų , o demonstracinis tipas reikalauja, kad subjektas parengtų hipotezes ir atliktų tyrimus, kad gautų daugybę rezultatų ir išvadų.
3. Apsvarstykite tikslą
Tai ne tik svarbu ką ar kas, bet taip pat turėtumėte pagalvoti, kokia visuomenė turi savo ataskaitą kaip tikslą , Tai leis mums pritaikyti kalbos lygį tiek mūsų, tiek šios auditorijos poreikiams.
4. Informacijos pasirinkimas ir analizė
Remiantis ankstesniu žingsniu, svarbu surinkti informaciją, kurią mes norime pateikti, ir tinkamai ją struktūrizuoti, kad mūsų diskursas būtų bendras. Taip pat reikia atsižvelgti į duomenų tipą, kuris turi būti atsispindi ir koks ir kaip išgauta informacija. .
5. Galime naudoti grafinius elementus
Nors tai priklauso nuo ataskaitos tipo, galima naudoti vaizdinius elementus, kurie palengvina duomenų supratimą , Pavyzdžiui, mes kalbame apie juostinių diagramų naudojimą analizuoti dažnius arba atlikti pelno ir išlaidų analizę.
6. Pavadinimas
Nors tai gali būti kvaila paminėti, teisingai vadovautis ataskaita aiškiai, palyginti su tema, kuri turi būti įgyvendinta ir lengvai suprantama tai yra tai, kas labai palengvina skaitytojų supratimą.
7. Parašykite įvadą
Šiame pirmame aptariamos ataskaitos skyriuje mes trumpai apibendrinsime temą, kuri bus nagrinėjama pranešime , Jame turi būti nurodytas minėtos ataskaitos įgyvendinimo tikslas ir problema, dėl kurios kyla poreikis ją ištirti ir kontekstas, kuriame jis vyksta.
8. Išplečia idėjas ir aiškina, kas buvo tiriama kūrimo procese
Pranešimo dalyje mes susisteminsime ir išplėsime informaciją apie tai, kas įvyko ar ištirta , paliekant aiškius metodus ir veiksmus, parodančius, kaip buvo sukurta ar atlikta situacija ir kaip gauti duomenis. Jei tai tyrimas, kuriame atsispindi tyrimas, bus įtraukti tokie aspektai kaip teoriniai modeliai ir situacijos tyrimas.
9. Atlikti išvadą
Paskutinėje ataskaitos dalyje turi būti atspindėtas galutinis rezultatas, kuris buvo ištirtas ir atspindėtas ataskaitoje, arba paklausa ar prašymas kuri daroma siekiant išspręsti padėtį. Jis turi būti aiškus ir suprantamas.
10. Kalba, kuri bus naudojama
Labai svarbu, kad kalba būtų aiški ir glausta. Tai turi būti oficialiai ir objektyviai parašyta trečiuoju asmeniu ir pasyviu balsu. Faktai turi būti atskirti nuo padarytų išvadų (jei tokių yra) ir jie turi tiesiogiai susidoroti su duomenimis, su kuriais jie susiduria, kai jie yra gydomi.
